Il servizio della webmail è accessibile collegandosi in http o https al seguente indirizzo:
verrà presentata la schermata di autenticazione e l'utente dovrà inserire negli appositi campi il proprio nome utente e la password per poter accedere. E' data inoltre la possibilità di scegliere la lingua nella quale verranno mostrati i messaggi dell'interfaccia, di default è usato l'italiano (Figura 1).
Figura 1 - Schermata di login per l'accesso alla webmail
E' molto importante che l'utente inserisca il proprio Nome Utente e Password per consentire l'accesso alla casella di posta elettronica in altro modo il sistema non potrà riconoscerlo.
Si ricorda che mediante questo accesso alla propria casella di posta elettronica, i messaggi (anche quelli letti) rimangono sui server e non vengono scaricati localmente. Questo potrebbe comportare problemi nel caso venisse superato il limite di spazio assegnato all'utente. Occorre quindi provvedere periodicamente alla cancellazione dei messaggi non più necessari o al loro scaricamento in locale mediante il normale client di posta elettronica.
1.1 Configurare il Mittente della Posta Elettronica
Spostarsi nel menù ad albero a sinistra, aprire la voce "Opzioni" selezionare la voce di menù "Opzioni Generali", a destra si mostra la schermata come da Figura 1.1.
Cliccare nella Sezione "Vostra Informazioni" la voce Informazioni Personali
Figura 1.1 - Pagina Opzioni Globali
Dopo questo cambiamento si possono inviare le email dalla webmail.
Figura 1.2 - Pagina Informazioni Personali
Una volta eseguita con successo
l'autenticazione l'utente accede alla pagina principale dell'interfaccia webmail
mostrata nella Figura 2.
Figura 2 - Pagina principale della
webmail
Nella parte sinistra della pagina è presente il menù ad albero che da accesso alle diverse funzioni della webmail. L'aspetto del menù ad albero non varia nel corso della navigazione dell'interfaccia webmail, se non per l'espansione o meno dei singoli oggetti in esso elencati.
Nella parte superiore della pagina è presente la barra dei pulsanti mediante i quali è possibile selezionare le operazioni da compiere. L'aspetto della barra dei pulsanti cambia nel corso della navigazione, riportando le azioni possibili nell'ambito della funzione prescelta dall'utente.
La parte centrale della pagina principale si riferisce alla funzionalità selezionata nel menù ad albero.
2.1 Gestione della casella di posta
Selezionando la voce Posta dal menù ad albero di sinistra nella pagina principale (vedere Figura 2), viene mostrato nella parte centrale della pagina l'elenco dei messaggi di posta elettronica presenti nella casella dell'utente.
Cliccando sul pulsante Posta in Arrivo della barra dei pulsanti in alto nella pagina, vengono visualizzati i nuovi messaggi che dovessero essere pervenuti nel frattempo. Nel caso fossero presenti dei messaggi, la cosa viene segnalata dal sistema mediante la visualizzazione di una finestra flottante (vedere Figura 3):
Figura 3 - Finestra di avviso ricezione nuovi messaggi
premendo il pulsante “OK” questa finestra viene chiusa e i messaggi vengono visualizzati nella pagina principale della webmail.
La composizione e l'invio di messaggi di posta elettronica può essere realizzata in due modi:
- dal menù ad albero a sinistra nella pagina principale, mediante il pulsante Componi
(vedere Figura 4)
dal pulsante Componi presente nella barra dei pulsanti in alto nella pagina principale
Figura 4 - espansione del menù ad albero della
pagina principaleche evidenzia la funzionalità di composizione messaggi
In entrambi i casi, viene aperta una nuova finestra del browser (vedere Figura 5) con i campi necessari per la composizione e l'invio del messaggio.
Figura 5 - Finestra di composizione dei messaggi di posta
elettronica
Per aggiungere degli allegati al messaggio da inviare è possibile procedere in due modi:
- inserendo il nome, completo di percorso relativo alla posizione del file nel disco rigido della workstation dell'utente, nel campo Allegati (vedere Figura 5) e premendo il pulsante “Aggiorna”
premendo il pulsante “Sfoglia” posto a fianco del campo che conterrà il nome del file da allegare. Verrà aperta la finestra “Caricamento File” (vedere Figura 6) mediante la quale è possibile selezionare il file da allegare e il suo nome sarà scritto automaticamente nell'apposito campo della finestra di composizione infine premere il pulsante "Aggiorna".
Figura 6 - Funzionalità che permette di allegare file
al messaggio in composizione
Compilati tutti i campi necessari e aggiunti gli eventuali file allegati si può procedere all'invio del messaggio premendo il pulsante “Invia Messaggio” presente in alto a sinsitra nella finestra. A invio avvenuto viene visualizzata la finestra di conferma riportata in Figura 7. Per chiudere questa finestra occorre premere il pulsante “Chiudi questa finestra” in essa presente.
Figura 7 - Finestra di conferma dell'avvenuto invio
del messaggio
Nel menù
ad albero di sinistra sono elencate le cartelle di posta elettronica disponibili
per l'utente sul sistema e che al primo accesso sono costituite dalla sola
Posta in Arrivo (vedere Figura 8).
Figura 8 - Il menù ad albero mostra le cartelle presenti
nella Posta dell'utente
E' possibile aggiungere altre cartelle mediante il pulsante Cartelle della barra dei pulsanti, mediante il quale viene visualizzata la pagina relativa alle funzionalità di gestione cartelle mostrata in Figura 9.
Figura 9 - Pagina di gestione cartelle
accessibile mediante il pulsante Cartelle della
barra dei pulsanti
Nel menù a tendina “Scegli Azione:” è possibile selezionare le operazioni che è possibile compiere sulla cartella o cartelle selezionate mediante l'apposizione del segno di spunta nel quadratino apposito.
Per visualizzare la corretta esecuzione del comando impartito, è necessario ricaricare la pagina internet attraverso l'apposito pulsante del browser.
Occorre prestare particolare attenzione a non cancellare inavvertitamente la cartella Posta in Arrivo; in ogni caso la webmail chiederà due volte conferma di questa azione prima di procedere alla sua esecuzione.
Non è consentito all'utente creare cartelle allo stesso livello della Posta in Arrivo, mentre è possibile creare sottocartelle di essa e delle altre ad essa sottostanti.
Per procedere alla creazione occorre apporre il segno di spunta a fianco della cartella che diventerà parente della nuova creata e selezionare dal menù a tendina l'azione “Crea Cartella”.
Verrà mostrata la finestra (vedere Figura 10) per l'inserimento del nome della nuova cartella e, una volta inseritolo, premendo il pulsante “OK” la cartella sarà creata e visualizzata nella pagina.
Figura 10 - Creazione di una nuova
cartella
2.5.1 Cambiamento del nome delle cartelle
E' possibile per l'utente modificare il nome delle cartelle presenti per il proprio account, esclusa la cartella Posta in Arrivo.
Per procedere alla modifica del nome di una cartella occorre apporre il segno di spunta a fianco della cartella prescelta e selezionare dal menù a tendina l'azione “Rinomina”. Verrà mostrata la finestra (vedere Figura 11) per l'inserimento del nuovo nome.
Figura 11 - Finestra per il
cambiamento del nome di una cartella
Inserito il nuovo nome, premendo il pulsante “OK” la cartella sarà rinominata e la modifica verrà visualizzata nella pagina.
2.5.2 Cancellazione di cartelle
E' possibile per l'utente cancellare cartelle presenti per il proprio account. L'utente deve prestare attenzione a non cancellare la cartella Posta in Arrivo, in quanto questo comporta la perdita di tutti i messaggi in essa presenti e potrebbe dare luogo a problemi qualora si cerchi di scaricare la posta mediante client di posta elettronica.
Per
procedere alla cancellazione di una cartella occorre apporre il segno di spunta
a fianco della cartella prescelta e selezionare dal menù a tendina l'azione
“Elimina Cartella/e”. Verrà mostrata la finestra di avviso riportata in
Figura
12.
Figura 12 - Finestra di
avviso per cancellazione cartelle
Premendo il pulsante “OK” viene visualizzata una seconda finestra di avviso che allerta l'utente del fatto che l'operazione comporta la cancellazione di tutti i messaggi eventualmente presenti nella cartella che si è scelto di rimuovere. Se si è certi della correttezza dell'operazione si proceda premendo il pulsante “OK” e la cartella prescelta verrà cancellata.
La pagina di visualizzazione sarà ricaricata mostrando l'avvenuta modifica.
2.5.3 Marcare come letti i messaggi di una cartella
E' possibile per l'utente marcare come già letti tutti i messaggi presenti in una delle proprie cartelle. Per fare ciò è necessario apporre il segno di spunta a fianco della cartella prescelta e selezionare dal menù a tendina l'azione “Contrassegna tutti i messaggi nella cartella come letti”, il sistema provvederà alla modifica senza richiedere alcuna conferma all'utente.
2.5.4 Marcare come non letti i messaggi di una cartella
E' possibile per l'utente marcare come non ancora letti tutti i messaggi presenti in una delle proprie cartelle. Per fare ciò è necessario apporre il segno di spunta a fianco della cartella prescelta e selezionare dal menù a tendina l'azione “Contrassegna tutti i messaggi nella cartella come non letti”, il sistema provvederà alla modifica senza richiedere alcuna conferma all'utente.
2.5.6 Scaricare in locale il contenuto delle cartelle come file MBOX
E' possibile per l'utente copiare in locale sulla propria workstation il contenuto di una o più cartelle in formato MBOX. Per fare ciò occorre apporre a fianco di tutte le cartelle prescelte e selezionare dal menù a tendina l'azione “Scarica”, il sistema mostrerà all'utente la finestra di conferma mostrata in Figura 13.
Figura 13 - Finestra di
conferma dell'operazione di copia in locale del contenuto di una cartella in
formato MBOX
Premendo il pulsante “OK” verrà mostrata (vedere Figura 13) la finestra di conferma dell'azione da compiere. Selezionando la dicitura, che può essere differente a seconda del browser utilizzato, di salvataggio file si darà avvio alla copia in locale della cartella e del suo contenuto.
2.5.7 Scaricare in locale il contenuto delle cartelle in formato compresso .zip
E' possibile per l'utente copiare in locale sulla propria workstation il contenuto di una o più cartelle in formato compresso (suffisso .zip). Per fare ciò occorre apporre a fianco di tutte le cartelle prescelte e selezionare dal menù a tendina l'azione “Scarica [formato .zip]”, il sistema mostrerà all'utente la finestra di conferma mostrata in Figura 14.
Premendo il pulsante “OK” verrà mostrata (vedere Figura 20) la finestra di conferma dell'azione da compiere. Selezionando la dicitura, che può essere differente a seconda del
browser utilizzato, di salvataggio file si darà avvio alla copia in locale della cartella e del suo contenuto in formato compresso.
Figura 14 -
Finestra di conferma della copia in locale
del
contenuto delle cartelle in formato compresso
2.5.8 Svuotamento delle cartelle
L'utente può svuotare una o più cartelle, di fatto eliminando in modo irreversibile i messaggi in esse contenute, apponendo il segno di spunta a fianco di tutte le cartelle prescelte e selezionando dal menù a tendina l'azione “Svuota”, il sistema mostrerà all'utente la finestra di conferma mostrata in Figura 15.
Figura 15 - Finestra di richiesta di
conferma per l'operazione di svuotamento delle cartelle
Premendo il pulsante “OK” il sistema procederà con l'eliminazione definitiva dei messaggi contenuti nelel cartelle selezionate.
2.5.9 Importazione di messaggi in formato MBOX
L'utente può importare nel sistema una o più cartelle di posta elettronica in formato MBOX. Questa funzionalità è utile per avere sempre a disposizione i messaggi di tutte le proprie cartelle di posta elettronica, anche quelle esterne al sistema accedibile mediante questa interfaccia.
Per
attivare detta funzionalità è necessario apporre il segno di spunta a fianco
della cartella nella quale si intende importare i messaggi e selezionare dal
menù a tendina l'azione “Importa Messaggi”. Verrà quindi mostrata all'utente la
pagina di selezione del file.
Figura 16 - Finestra per inserire il nome del file
contenente i messaggi da importare
da importare nel sistema mostrata in Figura 16.
Il nome del file da importare può essere inserito manualmente nell'apposito campo e premendo il pulsante “Importa”, oppure premendo il pulsante “Sfoglia” che farà comparire la finestra di scelta della locazione sulla workstation dell'utente del file in formato MBOX da importare.
(vedere Figura 17).
Figura 17 - Finestra per la scelta della locazione
del file in formato mbox da importare
Una volta selezionato il file da importare occorre premere il pulsante “Apri” e il nome del file completo di percorso verrà automaticamente scritto nell'apposito campo; premendo il pulsante “Importa” il sistema procederà all'importazione del file e dei messaggi in esso contenuti nella cartella prescelta senza ulteriori conferme da parte dell'utente.
2.6.0 Ricerca all'interno dei messaggi ricevuti e delle cartelle
E' possibile effettuare la ricerca di messaggi che soddisfino i criteri impostati dall'utente, accedendo alla pagina di Ricerca in due modi:
- dal menù ad albero a sinistra nella pagina principale, mediante il pulsante Ricerca Messaggio
- dal pulsante Ricerca presente nella barra dei pulsanti in alto nella pagina principale
Entrambi questi metodi danno accesso alla pagina di ricerca avanzata visualizzata in Figura 18 che consente di impostare i criteri sulla base dei quali viene effettuata la ricerca.
Una volta impostati i criteri voluti per la ricerca dei messaggi all'interno delle cartelle l'utente deve premere il pulsante “Invia” e i risultati della ricerca effettuata verranno visualizzati nella pagina “Risultati della Ricerca” come mostrato in Figura 19 oppure salvati in una apposita cartella, definita “Cartella Virtuale”.
Figura 18 - Funzionalità di ricerca
messaggi
2.7.0 Impostazione di filtri sulla posta in arrivo
Mediante il menù di sinistra alla voce “Filtri” è possibile accedere alla pagina di impostazione dei filtri applicabili alla posta elettronica (vedere Figura 19).
Figura 19 - Pagina che mostra i filtri impostabili
per la posta
La barra dei pulsanti posta in alto nella pagina consente di modificare le regole esistenti e crearne di nuove, modificare le liste esistenti, modificare l'ordine di applicazione delle regole.
Le liste predefinite “White List” e “Black List” sono utili per la gestione dei messaggi di spam. Queste liste vanno utilizzate con particolare cautela, sia perchè il controllo ed eliminazione dei messaggi di spam avvengono in modo centralizzato a monte della casella di posta elettronica dell'utente, sia perchè una malconfigurazione di queste liste può impedire la ricezione dei messaggi di posta elettronica anche da domini leciti. Nella White List vanno inseriti i nomi di dominio per i quali è consentita la ricezione dei messaggi; non devono essere inseriti caratteri wildcards (quali l'asterisco). Nella Black List vanno inseriti i domini dai quali non si intende ricevere messaggi in quanto utlizzati per l'invio di spam.
La lista predefinita “Inoltra” serve a configurare verso quali indirizzi di posta elettronica i messaggi ricevuti dall'utente devono essere forwardati. E' possibile selezionare l'opzione che consente di conservare nella mailbox dell'utente una copia dei messaggi forwardati.
E' possibile creare nuove regole di filtro per i messaggi premendo sul pulsante “Nuova Regola” nella pagina principale dei Filtri. Verrà mostrata la pagina “Regole di Filtro” (vedere Figura 20) nella quale è possibile impostare i campi che verranno soggetti a controllo dallo script generato e le azioni che verranno compiute dal sistema per i messaggi che soddisfano le caratteristiche impostate.
Per salvare la regola creata è necessario premere il pulsante “Salva”, verrà mostrata la pagina “Regole Esistenti” nella quale sarà elencata anche la regola appena creata.
Figura 20 - Pagina di creazione di nuove regole di filtro per i messaggi
Mediante il menù di sinistra, espandendo la voce “Strumenti” si accede alla voce “Rubrica” che da accesso alla pagina di ricerca dei nominativi inseriti in rubrica (vedere Figura 21).
Figura 21 - Pagina di accesso alla funzionalità di
Rubrica
La rubrica globale raccoglie centralmente le schede degli utenti definiti sul sistema. E' possibile effettuare la ricerca nella Rubrica Globale a partire da uno qualsiasi tra i campi seguenti:
Nome, Cognome, Grado/Titolo, Ente/Distaccamento/Comando, Indirizzo, Citty, CAP, Stato, Telefono abitazione, Telefono Lavoro, Cellulare, Fax, Note.
Esistono due modality di ricerca dei
nominativi:
• Ricerca Semplice, la cui interfaccia è visibile in Figura 21, che consente la ricerca dei nominativi all'interno della Rubrica solo secondo una certa chiave
• Ricerca Avanzata, la cui interfaccia è riportata in Figura 22, che consente la ricerca dei nominativi all'interno della Rubrica secondo una combinazione di chiavi diverse.
E' possibile accedere a questa funzionalità mediante il link “Ricerca Avanzata”
Mediante il pulsante Opzioni nella barra dei pulsanti in alto nella pagina si accede alla pagina che consente di modificare la visualizzazione dei risultati delle ricerche effettuate nella Rubrica Globale (vedere Figura 23).
Figura 22 - Pagina di ricerca avanzata
all'interno della Rubrica
Figura 23 - Opzioni per la Rubrica
E' possibile impostare:
Le opzioni colonne, ovvero definire la forma tabellare con la quale saranno mostrati i dati relativi alle schede indirizzo cercate (vedere Figura 24).
E'
possibile effettuare selezioni multiple.
Effettuata la selezione, spuntando i campi di scelta.
Le modifiche vengono applicate alla visualizzazione premendo il pulsante
“Salva Opzioni”.
E' possibile impostare:
Le opzioni colonne, ovvero definire la forma tabellare con la quale saranno mostrati i dati relativi alle schede indirizzo cercate. Per scegliere le colonne da visualizzare occorre selezionare Rubrica dal menù (vedere Figura 23) selezionare dalla colonna di sinistra i campi che si vuole mostrare nella pagina di visualizzazione.
E'
possibile effettuare selezioni multiple. Effettuata la selezione, selezionando i
campi di scelta.
Le modifiche vengono applicate alla visualizzazione premendo il pulsante
“Salva Opzioni”.
Figura 24 - Scelta
delle colonne da visualizzare per la Rubrica
La
visualizzazione di default, ovvero l'aspetto della pagina di accesso alla
rubrica. Nella apposita pagina di configurazione delle opzioni “Visualizzazione
da mostrare di default” riportata in Figura 25 è possibile scegliere nel menù
a tendina tra visualizzare la pagina di ricerca nella rubrica oppure nell'
Elenco Rubrica. Inoltre
si possono configurare l'ordine nel quale vengono visualizzati il numero massimo di pagine ed il numero di
elementi per pagina.
Figura 25 - Opzioni relative alla visualizzazione di
default della sezione Rubrica Globale
L'impostazione di un messaggio di conferma di cancellazione che viene visualizzato prima che avvenga l'effettiva cancellazione dell'elemento selezionato.
Si tratta di una impostazione di sicurezza, la quale può essere abilitata a discrezione dell'utente mediante l'apposizione del segno di spunta nell'apposito riquadro della pagina di impostazione opzioni “Conferma di Cancellazione” e premendo il pulsante “Salva Opzioni” (vedere Figura 26).
Figura 26 - Impostazione del messaggio di conferma di
cancellazione
Selezionando la voce di menù Strumenti --> Rubrica si accede in alto alla barra dei pulsanti contestuale (figura 27)
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Figura 27 |
Selezionando la voce di menù orizzontale “Crea Rubrica” si ha accesso alla maschera per la creazione di un nuova Rubrica (Figura 27), compilando il campo “Scegli un nome” e premendo il pulsante “Crea”, il sistema segnalerà l’avvenuta creazione del nuovo gruppo Sistemi (Figura 29).
Figura 28 - Pagina creazione Gruppo
Figura 29 - Pagina creazione Rubrica.
Selezionando la voce di menù a sinistra Strumenti --> Rubrica --> Sistemi si accede al menù orizzontale contestuale (Figura 30)
Selezionando in alto il pulsante orizzontale “Nuovo Contatto” si ha accesso al menù di scelta della rubrica (Figura 31) , ove inserire il nuovo/i contatto/i.
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Figura 30 - Pagina Nuovo Contatto
Selezionando la rubrica si presenterà il modulo inserimento nuovo contatto.
Figura 31- Pagina nuovo contatto – modulo contatto
Compilando i campi della form (i campi contrassegnati con l’asterisco sono obbligatori), premendo il pulsante "Aggiungi" verrà creato il contatto (Figura 31).
Figura 32 - Pagina nuovo contatto – creazione contatto
Selezionando nel menu pulsanti in alto la voce “Sfoglia” viene visualizzata la rubrica sistemi.
Figura 33 - Pagina visualizzazione contatti
2.8.3 Modificare / Elimare la Rubrica
Selezionando la voce di menù Strumenti --> Rubrica si accede in alto alla barra dei pulsanti contestuale (Figura 27)
Selezionando la voce di menù orizzontale “Le mie Rubriche” si ha accesso alla maschera "Gestione Rubrica" (Figura 29), si seleziona la Rubrica da Modificare:
Si possono modificare i permessi per la Rubrica cliccando sull'icona (Figura 34 a)
Si possono modificare il Nome e aggiungere una Descrizione alla rubrica cliccando sull'icona (Figura 34 b)
Premendo il pulsante “Salva” il sistema salverà le modifiche
Figura 34 a - Finestra modifica permessi Figura 34 b - Modifica Rubrica
Selezionando la voce di menù Strumenti --> Rubrica si accede in alto alla barra dei pulsanti contestuale (Figura 27)
Selezionando la voce di menù orizzontale “Le mie Rubriche” si ha accesso alla maschera per eliminare la Rubrica (Figura 29), cliccare sull'icona la Rubrica da eliminare e premendo i pulsante “Elimina”, il sistema cancellerà la Rubrica segnalandolo con la seguente dicitura: "Nome Rubrica" è stata rimossa con successo.
Figura 34 c - Pagina Eliminazione
Figura 34 d
Selezionare i contatti da inserire nel gruppo;
Figura 35a - Pagina visualizzazione contatti – Creazione Gruppo
Figura 35b - Pagina visualizzazione contatti – Visualizzazione Gruppo
Selezionare il gruppo che si vuole modificare (nel Ns caso “Sistemisti”);
Premere il link “Modifica” (Vedere Figura 36a);
Si accederà ad una pagina, per modificare i dati del gruppo;
Dopo aver riempito i campi premere il pulsante
“Salva”.
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Figura 36b |
Selezionare il gruppo che si vuole eliminare (nel ns caso “Sistemisti”);
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Figura 37a |
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Figura 37b |
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Figura 37c |
L'utente ha la possibilità ed il dovere di cambiare la propria password con regolarità secondo le istruzioni impartite dai responsabili della sicurezza dei sistemi.
E'
possibile acedere alla pagina di modifica della password mediante la voce “Mio
Account” del menù ad albero sulla sinistra, all'interno della quale è presente
la voce Password (vedere Figura 38).
Figura 38 - Sezione destinata alla modifica della
password dell'utente
Per poter cambiare la password è necessario conoscere e inserire la password da sostituire e dare conferma mediante il pulsante “Cambia Password”
E' possibile inserire un messaggio di “Sono Fuori Ufficio” espandendo il menu “Mio Account” e selezionando la voce “Assenza”.
Apparirà una schermata similare a quella riportata in Figura 39.
Figura 39 - Vacanze
E' importante che l'utente chiuda in modo ordinato la sessione di consultazione della posta elettronica mediante webmail utilizzando uno dei due modi possibili:
- attraverso la voce “Fine Sessione” del menù ad albero sulla sinistra
mediante il pulsante “Fine Sessione” presente
nella barra dei pulsanti in alto In entrambi i casi viene ricaricata la pagina
di login alla webmail, con il messaggio “Sei stato disconnesso.”
Come riportato in Figura 40.
Figura 40 - Termine della sessione